[국제공인 구매공급전문가] [CPSM Module2] [조직/부서 평가] (2)

D-3. 공급관리 정책에 대한 규정 준수를 측정, 보고, 개선하기 위한 방법과 프로세스를 개발한다.

1) 감사 프로세스 : 감사는 정책 준수를 통한 기록 관리부터 기능과 프로세스 효율성과 효과 평가에 이르기까지 다양한 활동을 포함한다. 대형 조직 대부분이 정기적으로 동료 감사(Peer audits) 또는 검토를 진행하고 있다. 공급관리부서 감사는 공급관리 환경, 목표, 전략, 활동에 대해 포괄적이고 체계적, 독립적, 주기적인 조사다.

2) 검증 프로세스 : 해결방법이나 프로세스가 정확하거나 혹은 일련의 기준이나 규칙을 준수하고 있음을 공급관리전문가가 증명하는 것. 외부, 내부 고객이나 제품, 서비스, 시스템 사용자의 니즈 충족과 관련이 있다.

3) 보고 요건 : 모든 조직 규정 주수와 정보 정확성에 대해 측정방법과 프로세스를 정기적으로 추적하는 경영 보고 체계나 구조를 갖춰야 한다.

4) 교정 :  결함 발견시, 프로세스 개선계획을 마련해야 한다.

5) 교육

6) 규정준수 측정 기준

A) 조직 정책 (공급업체 다양성, 사회적 책임)

  -. 공급업체 다양성 정책 : 소수 민족 소요 기업, 여성 기업, 동성애자, 레즈비언, 양성애자 또는 성전환자 기업, 장애인 기업

  -. 사회적 책임 정책

  -. 윤리적 공급관리 정책

 

D-4. 공급관리 감사 보고서에서 제기한 문제를 분석하고, 해결한다

  감사는 조직, 프로세스, 제품이 합의된 기준을 준수하고 있는지, 확인하는 체계적인 프로세스이다.

1) 감사의 유형

A) 내부

  -. 자체검사 : 자기 부서에 소속된 개인의 감사를 받을 수 있다.

  -. 감사를 받는 조직에서 고용된 감사관이 감사를 진행 (이해 관계가 없는)

  -. 장점 : 일정 결정이 쉽고, 유연하며 감사관이 조직을 이미 알고 있다.

  -. 단점 : 기술이나 감사 전문성을 갖고 있는 적임 감사관을 찾기 어렵고, 감사관의 평판에 따라 보고서의 신뢰성이 좌우된다.

B) 외부

  -. 조직이 외부 감사관을 고용하여 감사. 사전 면접 수행. 최신 조직도, 절차, 사본, 특수 요건을 요청할 수 있다. 주요 공급업체나 내부고객의 명단을 요청.

  -. 장점 : 훈련된 감사관. 감사보고서 신뢰성 높음. 이해관계가 없는 감사관.

  -. 단점 : 조직에 대해 교육하는데 시간과 비용 발생

  -. 외부 감사는 SOX로 일려진 사베인스-옥슬리법에 따라 이루어져야 한다.

2) 현 정책, 절차, 작업 지시, 양식에 관한 검증

  감사 목적은 구매 주문을 정확하게 수행했는지부터 ISO9000 감사 처럼 포괄적일 수 있다.

3) 시정 조치 프로세스

A) 일정 수립 : 주요 이정표, 일정, 최종 기한. 근본 원인을 파악하기 위한 계획 수립.

B) 우선순위 결정 : 시정 조치에 필요한 자원과 가용성 이해

C) 비용/편익 분석 : 예상 가치에 대한 자원(인력, 시간, 장비, 금액 등)과 가용성을 비교. 혜택의 가치를 수량화 하는 것이 중요. 활동 기준 비용 분석(Activity based cost(ABC) analysis).

D) 이행

E) 검증

4) 감사 일정과 보고서 : 내부감사, 외부감사, 자체 조사의 결과